Die Verwaltung wurde neu strukturiert

Rümlang. Die insgesamt 14 Bereiche der Gemeindeverwaltung Rümlang werden neu in die sechs Geschäftsfelder Bau & Entwicklung, Gesundheit & Alter, Gesellschaft & Soziales, Finanzen & Steuern, Immobilien & Freizeitanlagen, Bevölkerungsdienste & Sicherheit zusammengefasst.

Einfachere Abläufe

Durch die neue Führungsstruktur werden die Abläufe einfacher. «Die historisch gewachsenen ursprünglich vier bis sechs Bereiche wurden mit dem Grösserwerden der Gemeinde immer komplexer», erklärt Verwaltungsleiter Giorgio Ciroli, dem die sechs Geschäftsfeldleiterinnen und Geschäftsfeldleiter unterstellt sind. «Im Laufe der Zeit sind immer neue Aufgaben dazugekommen und hatten mehr und neue Aufgaben zu bewältigen.» Dank der neuen Organisation kann der Verwaltungsleiter sich in grösserem Umfang der operativen Umsetzung der strategischen Ziele des Gemeinderates widmen. Zudem sei es künftig einfacher, Synergien zu nutzen, da die Zusammensetzung der Geschäftsfelder auf die bereits heute bestehenden Schnittstellen Rücksicht nimmt.

Diese Bereiche befinden sich neu alle unter dem «gleichen Dach» des jeweiligen Geschäftsfeldes, bislang waren diese unabhängig voneinander organisiert. Insgesamt hat gemäss Ciroli die Umsetzung des Projektes zwei Jahre gedauert. Die Neuorganisation ging über das Organigramm hinaus. Neben der Bildung der neuen Führungsstruktur wurden auch Aufgaben neu gebündelt, Zuständigkeiten klarer geregelt, die entsprechenden Prozesse definiert und die entsprechenden Reglemente grundlegend überarbeitet.

Ein Beispiel: In der Kanzlei waren bisher Aufgaben zu bewältigen, die einen sehr hohen unregelmässigen Kundenkontakt mit sich brachten. «Die Bewältigung beeinträchtigte die eigentliche Kernaufgabe der Präsidialabteilung stark», so Ciroli. Diese Aufgaben wurden neu den Bevölkerungsdiensten übertragen. «Mit dieser Konzentration des Kundenkontaktes auf eine Stelle konnten wir für die Einwohnerinnen und Einwohner die Abläufe vereinfachen, da sie neu für viele Dienstleistungen bei den Bevölkerungsdiensten nur noch eine zentrale Anlaufstelle haben.»

Kompetenzen neu geregelt

Im Rahmen der Neuorganisation kam es auch zu einer Rochade der Büroräumlichkeiten, wie der Verwaltungsleiter erklärt. Im Gang des obersten Stockes wurde mit dem Kubus ein neues Sitzungszimmer eingebaut. Giorgio Ciroli: «Damit haben wir das dringendste Raumproblem gelöst.» Mit der Bildung der neuen Führungsstruktur mussten auch die Kompetenzen neu geregelt werden. Mit dem neuen Gemeindegesetz von 2018 hat der Gemeinderat die Möglichkeit, Aufgaben stufengerecht zu delegieren. Dazu musste das entsprechende Kompetenzenreglement komplett überarbeitet werden. «Der Gemeinderat und die Verwaltung sind nicht nur organisatorisch schlanker geworden, sondern auch schneller im Handeln. Der Gemeinderat hat mit dem revidierten ROK (Reglement über die Organisation und Kompetenzen) einen wichtigen und richtigen Schritt gemacht», erklärt Ciroli. Die gesamte Neuorganisation sei mit einem partizipativen Anteil erfolgt, das heisst, die betroffenen Stellen konnten sich mit konstruktiven Ideen einbringen. Geschäftsfeld- und Bereichsleitende sowie der Gemeinderat konnten sich in zahlreichen Teilschritten immer wieder zur Neuorganisation respektive den neuen Strukturen äussern. «Dadurch sind die neuen Strukturen sehr tragfähig geworden. Die Kontakte zwischen dem Gemeinderat und der Verwaltung orientieren sich insbesondere an den strategischen Zielen, was eine spannende Dimension des Zusammenwirkens hervorbringen wird.», ist Ciroli überzeugt.

Mit der Neuorganisation kehrt eine neue Entscheidungskultur im Rümlanger Gemeindehaus ein, wie der Verwaltungsleiter erklärt. Der Schlüssel zur Kunst der Führung, in der jeder die optimalen Entscheidungskompetenzen hat, liegt laut Ciroli bei der Rekrutierung, «indem man Leute findet, die gut mit Entscheidungsspielraum umgehen können und die übertragene Verantwortung vollumfänglich wahrnehmen». Weiter wichtig sei eine Kultur, in welcher über die täglichen Erfahrungen ein Wachstum und eine Weiterentwicklung möglich wird. Fehler würden auch in der neuen Organisation vorkommen, diese sollen jedoch in erster Linie als Chance für eine stetige Verbesserung von Prozessen und Abläufen sein.

Das alles und vor allem die effizienteren Entscheidungswege kommen gemäss dem Leiter der Rümlanger Gemeindeverwaltung der Bevölkerung zugute. «Die Gemeindeverwaltung ist sozusagen das erweiterte Wohnzimmer der Bevölkerung. Wir wollen ihr darin begegnen. Jeder Kontakt ist willkommen. Es ist uns wichtig, eine auf die Bedürfnisse angepasste Dienstleistung im Rahmen unserer Möglichkeiten, aber auch der Grösse von Rümlang anbieten zu können», erklärt Ciroli seine Motivation.

Ausblick

Auf das Jahr 2024 kommt dann mit der Einführung der Einheitsgemeinde zusätzlich noch die Schulverwaltung als Geschäftsfeld hinzu. Sie wird aber bereits jetzt in den Kulturwechsel miteinbezogen.

Bettina Sticher